OCR de facturas gratis con IA: de la foto a tu hoja de cálculo

Haces una foto a la factura de un proveedor, la pasas por una IA gratuita y te devuelve la fila lista para tu hoja de cálculo. Lo probamos con Gemini y una factura de ejemplo fotografiada: la leyó entera y bien. Después le pedimos que decidiera si pagarla, y la primera vez se equivocó de veredicto. Esta guía te da los tres encargos que sí funcionan, con lo que contestó la IA en cada prueba.

Lo que busca la gente, y por qué esta guía

OCR es el nombre técnico de que un programa lea el texto de una foto o de un PDF. Hasta hace poco había que pagar un programa para eso; hoy una IA gratuita lo hace. El matiz importante es este: lee bien, pero decide regular si no le das las reglas. De eso va el segundo encargo.

Cómo lo hemos probado

Montamos una factura inventada de una ferretería inventada, con dos productos, IVA del 21 % y un IBAN de ejemplo, y la fotografiamos sobre una mesa, algo torcida, como la haría cualquiera con el móvil. Ninguna factura real pasó por la IA. Usamos la versión gratuita de Gemini en su web, sin conectar nada, el 21 de octubre de 2026.

Encargo 1. De la foto a la fila de tu hoja

Adjuntas la foto (o el PDF) y pegas este texto. Cambia los nombres de columna por los de tu hoja si usas otros:

Eres mi ayudante de administración. Te paso la foto de una factura de un proveedor. Extrae los datos y devuélvemelos como una tabla con estas columnas exactas, una fila por cada producto: numero | nif | pedido | referencia | cantidad | precio | iva | iban | total. Reglas: numero y nif son los del PROVEEDOR (quien emite la factura); cantidad y precio solo números, con coma decimal; iva sin el símbolo %; total es el total de la factura entera con IVA, repetido en cada fila; si un dato no aparece o no se lee bien, escribe REVISAR en esa casilla en vez de inventarlo. No añadas explicaciones.

Esto es lo que devolvió, sin tocar nada:

numero	nif	pedido	referencia	cantidad	precio	iva	iban	total
F-2026-001	B12345678	P-100	TORN-M8	100	0,10	21	ES91 2100 0418 4502 0005 1332	133,10 €
F-2026-001	B12345678	P-100	GUAN-L	20	5,00	21	ES91 2100 0418 4502 0005 1332	133,10 €

Las dos líneas, el NIF, el pedido, el IBAN y el total salieron correctos. Un detalle: el total llegó con el símbolo «€», que la hoja de cálculo entiende sin problema. La regla de «escribe REVISAR en vez de inventar» sirve para que, si una foto sale mala, la duda aparezca en la tabla y no se cuele un número falso. No probamos fotos borrosas: con una mala foto, espera casillas en REVISAR y repásalas contra el papel.

Encargo 2. El veredicto: pagar, revisar o retener

Ya tienes la factura en tu hoja. Ahora toca decidir si se paga. Primero probamos un encargo sencillo, sin reglas: «Compara estos tres papeles y dime si debo pagar la factura». Con una factura que cobraba 5 cascos cuando solo habían llegado 3, Gemini detectó el problema y lo explicó, pero contestó «REVISAR» y con un texto larguísimo. Para nosotros, cobrar más unidades de las recibidas es motivo de retener.

La solución fue escribir las reglas dentro del encargo. Con este texto, mismo caso:

Eres mi ayudante de administración. Compara estos tres papeles de una compra y dime qué hago con la factura. Reglas: RETENER si me facturan más unidades de las que han llegado, si el precio es más de un 10 % superior al del pedido, si el IVA no es el del pedido, si el total no sale de multiplicar cantidad por precio y sumar el IVA, o si el IBAN no es el guardado. REVISAR si el precio es entre un 2 % y un 10 % superior o si falta algún dato. PAGAR si todo cuadra. Haz las cuentas paso a paso sin redondear y no inventes datos. Responde SOLO con la palabra (PAGAR, REVISAR o RETENER) y una frase con el motivo.

PEDIDO [número, proveedor, producto, unidades, precio, IVA].
ALBARÁN: [producto y unidades que han llegado].
FACTURA [número, producto, unidades, precio, IVA, total, IBAN].
IBAN guardado del proveedor: [IBAN].

Contestó exactamente lo que queríamos: RETENER y una frase. Probamos cuatro casos distintos y acertó los cuatro:

Caso	Veredicto	Motivo, tal como lo dio Gemini
Facturan 5 cascos, llegaron 3	RETENER	Facturan 5 unidades cuando en el albarán solo han llegado 3 unidades.
IBAN distinto al guardado	RETENER	El IBAN de la factura (ES12 3456 7890 1234 5678 9012) no coincide con el IBAN guardado del proveedor (ES91 2100 0418 4502 0005 1332).
Precio un 4 % más caro	REVISAR	El precio unitario de la factura (0,52 €) es un 4 % superior al del pedido (0,50 €), dentro del rango del 2 % al 10 %.
Todo correcto	PAGAR	Todos los datos de la factura (unidades, precio, IVA, total de 12,10 € e IBAN) coinciden con el pedido, el albarán y los registros del proveedor.

La lección vale para cualquier encargo: lo que no escribes como regla, la IA lo decide a su manera. Los límites del 2 % y el 10 % son los nuestros; cámbialos por los que te convengan.

Encargo 3. La reclamación al proveedor

Si la factura no cuadra, hay que reclamar. Este encargo te redacta el correo:

Escribe un correo breve, cordial y firme a mi proveedor [PROVEEDOR]. Asunto y cuerpo. Contexto: la factura [NÚMERO] (pedido [NÚMERO]) me cobra [X] unidades de [PRODUCTO] a [PRECIO] € más IVA, pero según mi albarán solo han llegado [Y]. Pídeles una factura rectificativa por [Y] unidades ([IMPORTE] € más IVA) o que confirmen cuándo llegan las que faltan. Máximo 90 palabras, sin inventar datos y sin amenazas. Firma como [MI NOMBRE], [MI EMPRESA].

Con el caso de los cascos devolvió este borrador:

Asunto: Discrepancia en factura F-2026-003 (pedido P-300)

Buenos días, revisando la factura F-2026-003 correspondiente al pedido P-300, observamos que se cobran 5 unidades del artículo CASCO-X a 12,00 € más IVA, mientras que en nuestro albarán de entrega solo constan 3 unidades recibidas. Les rogamos que nos emitan una factura rectificativa por las 3 unidades correctas (36,00 € más IVA) o que nos confirmen cuándo nos entregarán las 2 unidades restantes. Quedamos a la espera de su respuesta. Un cordial saludo, [MI NOMBRE], [MI EMPRESA].

Léelo y ajusta el tono a tu manera: el correo lo envías tú, no la IA.

Lo que no funciona, y lo que debes vigilar

• La IA acelera, pero no se hace responsable del pago. Comprueba siempre que lo que ha leído coincide con el papel, sobre todo importes, IBAN y número de factura. Un 0,10 leído como 0,19 es justo el error que estos encargos quieren cazar, no cometer.
• Tus datos. Las facturas de empresa llevan datos mercantiles, pero si una lleva datos de personas (DNI, dirección particular), no la subas a una IA gratuita sin revisar antes su política de privacidad.
• El IBAN. Si uno cambia, llama al proveedor al teléfono que ya tenías, no al que venga en la factura. Y guarda el IBAN de cada proveedor la primera vez, a partir de un documento fiable.
• Muchas facturas a la vez. Pegar los tres papeles uno por uno vale para unas cuantas al mes. Si manejas decenas, conviene que se cuadre solo (siguiente apartado).

Si quieres que se cuadre solo

Hemos publicado en LaPrensaIA un flujo gratuito de n8n que lee tu hoja de Google, compara cada factura con su pedido y su albarán y escribe el semáforo con el motivo en castellano, sin pegar nada. Va con las instrucciones paso a paso y el archivo para descargar.

Y si lo que prefieres es no montar nada, existen programas de facturación con IA. Probamos uno, Aikount, con facturas y Modelo 303: lee la reseña. Transparencia: el enlace a Aikount que aparece en esa reseña es de afiliado; si lo contratas por ahí, iaranking recibe una comisión y a ti no te cuesta nada más. Si lo que buscas es sacar más partido a tu propio Excel de contabilidad, mira las 7 recetas de IA para contabilidad y finanzas.

Por dónde empezar esta tarde

1. Fotografía una factura de un proveedor de confianza y pásala por el encargo 1. Compara la tabla con el papel.
2. Pega el pedido, el albarán y esa factura en el encargo 2. Mira si el veredicto te parece razonable.
3. Guarda los tres encargos en un documento tuyo, con tus límites. En el PDF de abajo los tienes ya listos, junto con las cinco pestañas de la hoja.