IA para contabilidad y finanzas gratis: 7 recetas con tu propio Excel

Subes el Excel de tu empresa a una IA, le pides un análisis y te devuelve cifras con decimales, tablas impecables y un tono muy seguro. Algunas de esas cifras son falsas. Lo sabemos porque lo hemos medido: en nuestra prueba, la IA se dejó por el camino más de la mitad de las ventas de un año… y lo presentó como si nada.

La buena noticia es que el arreglo cabe en una frase. La mala es que casi nadie la usa. Esta guía te da las dos cosas: la frase y siete recetas para aplicar la IA a tu contabilidad y tus finanzas, probadas con un Excel de verdad, con lo que salió bien y lo que salió mal.

Es lo que se busca en Google cuando alguien quiere hacer esto sin pagar:

Cómo lo hemos probado

Montamos un Excel de una conservera inventada —ninguna empresa real ha prestado sus números—, con todo lo que tiene una pyme: balance de dos años, cuenta de resultados mes a mes con lo presupuestado, 227 pedidos de venta, facturas mal escritas y el extracto del banco. Como lo fabricamos nosotros, sabemos cuál es la respuesta correcta de cada pregunta. Así se puede pillar a la IA.

Después pasamos cada receta por Gemini 2.5 Flash, el modelo rápido de Google, y comparamos su respuesta con la cifra buena. El mismo Excel te lo regalamos un poco más abajo, para que practiques sin tocar los datos de tu empresa.

La frase que cambia el resultado

Cuando la IA «lee» una tabla larga, no suma como una calculadora: predice qué número suena razonable. Con diez filas acierta. Con doscientas, se inventa.

La solución es pedirle que no calcule ella, sino que escriba un pequeño programa y lo ejecute. Añade esto al final de cualquier petición con números:

«Haz todas las sumas y cruces ejecutando código, no de cabeza, y enséñame el resultado que devuelve el código.»

Con esa frase, en nuestra prueba:

• Los totales por cliente pasaron de estar mal todos a estar bien al céntimo.
• Los meses en los que más se desvió el presupuesto pasaron de ser justo los menos malos (la IA señaló enero, febrero y abril) a ser los correctos: diciembre, julio y junio.
• El total pendiente de cobro dejó de tener un error de 200 en la suma.

Cómo saber si te ha hecho caso: en la respuesta tiene que aparecer el código y su resultado. Si solo ves texto y tablas, no lo ha ejecutado, y esas cifras hay que comprobarlas a mano.

Receta 0. Antes de nada: tus datos

Es lo primero que pregunta cualquier empresario, y con razón. Dos cosas, por este orden.

Quita lo que no hace falta

Para analizar tus cuentas, la IA no necesita saber a quién le vendes. Antes de subir el archivo, haz una copia y en la copia:

1. Cambia los nombres de clientes y proveedores por «Cliente 1», «Cliente 2»… con Buscar y reemplazar.
2. Borra las columnas de identificación fiscal, cuentas bancarias, direcciones y teléfonos.
3. Quita los nombres de las personas (nóminas, comerciales, firmantes).

Te cuesta dos minutos y el análisis sale igual.

Apaga el interruptor de entrenamiento

En las versiones para particulares, lo que escribes puede usarse para mejorar los modelos. Se puede apagar. Lo comprobamos el 25/09/2026 en la ayuda oficial de cada una:

• ChatGPT: Configuración → Controles de datos → apaga Mejorar el modelo para todos («Improve the model for everyone»). Desde ese momento, las conversaciones nuevas no se usan para entrenar. Los chats temporales no quedan en tu historial, pero OpenAI puede guardarlos hasta 30 días por seguridad.
• Gemini: en gemini.google.com → Actividad → desactiva Guardar actividad. Viene activado por defecto en mayores de 18 años. Con él encendido, Google usa tu actividad para entrenar sus modelos y parte la revisan personas. Aun apagado, guarda las conversaciones hasta 72 horas para prestarte el servicio.
• Claude: Configuración → Privacidad → apaga la opción de ayudar a mejorar los modelos. Los chats de incógnito no se usan para entrenar aunque la tengas encendida. Anthropic avisa de una excepción: las conversaciones que sus filtros de seguridad marquen sí pueden usarse.

Las versiones de empresa de las tres marcas tienen condiciones propias. Si tu empresa ya paga una, pregunta a quien la contrató qué dice el contrato sobre tus datos.

Receta 1. Tu cierre mensual en quince minutos

Para qué sirve: saber en qué te has desviado del presupuesto y en qué meses, sin pelearte con la hoja.

Sube la cuenta de resultados (real y presupuesto, mes a mes) y pega esto:

Actúa como el controller financiero de una pyme. Te adjunto la cuenta de resultados del año, mes a mes, con lo real y lo presupuestado.
1. Calcula la desviación de cada línea en dinero y en % (real menos presupuesto) para el año completo.
2. Dime las 3 desviaciones que más daño han hecho al resultado y en qué meses se concentran.
3. Explica en 5 líneas, sin tecnicismos, por qué el resultado real se ha quedado lejos del presupuesto.
4. Propón 3 preguntas que yo debería hacer a mi equipo la semana que viene.
Si te falta algún dato, dímelo en vez de suponerlo. Haz todas las sumas ejecutando código, no de cabeza, y enséñame el resultado del código.

Lo que pasó en la prueba: los totales anuales salieron bien hasta sin código. Lo que falló fue el detalle: sin código, la IA dijo que la caída de ventas se concentraba en los tres meses que en realidad fueron los menos malos. Con código, acertó. Y las preguntas para el equipo fueron útiles en las dos versiones.

Compruébalo en un minuto: coge la desviación de ventas que te da y réstala tú en el Excel. Después mira uno de los meses que señala como peores: ahí es justo donde falló sin código. Que el total cuadre no garantiza que el detalle cuadre.

Receta 2. Los ratios del balance, explicados para el consejo

Para qué sirve: saber si puedes pagar lo que debes, cuánto dependes del banco y cuánto tardas en cobrar.

Te adjunto el balance de mi empresa de los dos últimos años y la cuenta de resultados del último.
Calcula para los dos años, en una tabla y enseñando la fórmula de cada uno:
- Liquidez (activo corriente / pasivo corriente)
- Prueba ácida ((activo corriente - existencias) / pasivo corriente)
- Endeudamiento (deuda total / fondos propios)
- Rentabilidad de los fondos propios (resultado neto / fondos propios), solo el último año
- Días que tardo en cobrar (clientes / ventas con impuestos x 365), solo el último año
Después escribe un resumen de 6 líneas para el consejo, en lenguaje llano: qué ha mejorado, qué ha empeorado y cuál es la señal de alarma número uno. No inventes datos que no estén en las tablas. Haz los cálculos ejecutando código.

Lo que pasó en la prueba: los cinco ratios, exactos. Y aun así, en el resumen escribió que la caja había bajado «a pesar de un aumento en ventas». En el Excel no había ventas del año anterior: se lo inventó para que la frase quedara redonda. La cifra estaba bien; el cuento, no.

Compruébalo: lee el resumen buscando cualquier comparación («más que», «ha crecido», «como el año pasado») y pregúntate si ese dato estaba en lo que subiste.

Receta 3. De Excel a panel de gráficos, sin programas de pago

Para qué sirve: ver tus ventas por mes, cliente y producto en una página con gráficos que se abre en cualquier navegador.

Te adjunto mis ventas del año, una fila por pedido.
Hazme un panel en una sola página HTML (un único archivo, con gráficos de Chart.js) que muestre:
- Ventas totales del año y número de pedidos, arriba y en grande
- Ventas por mes (barras)
- Ventas por cliente, de mayor a menor
- Ventas por producto (tarta)
- Un filtro por canal de venta
Mete los datos dentro del propio archivo. Antes del código, escribe en una tabla los totales por cliente que has calculado, para que yo los compruebe. Haz todas las sumas ejecutando código, no de cabeza.

Copia lo que te dé en el Bloc de notas, guárdalo como panel.html y ábrelo con doble clic.

Lo que pasó en la prueba: fue la receta más reveladora. Sin código, todos los totales por cliente mal (el gráfico de arriba). Con código, los totales bien… pero el archivo se abrió en blanco: la IA dejó huecos sin rellenar dentro del código. Bastó con contestarle esto:

«He abierto el archivo y el panel sale en blanco. Dame el archivo HTML final completo, con todos los datos ya escritos dentro, sin variables ni huecos pendientes.»

Compruébalo: el total de arriba tiene que coincidir con la suma de la columna de importes de tu Excel. Si coincide, el resto sale de los mismos datos.

Receta 4. ¿Y si…? Tu caja en tres escenarios

Para qué sirve: ver con meses de antelación si te vas a quedar sin dinero si vendes menos o te pagan más tarde.

Te adjunto el balance y la cuenta de resultados de mi empresa. Quiero una previsión de tesorería para los próximos 6 meses, en tres escenarios, con una tabla por escenario (mes a mes: cobros, pagos y saldo final):
- Base: vendo lo mismo que en el mismo semestre del año pasado y cobro en el mismo plazo que ahora.
- A: las ventas bajan un 10 %.
- B: mis clientes pasan a pagarme a 90 días.
Parte del saldo de tesorería del último balance. Mi tipo de impuesto sobre las ventas es del [PON TU %]. Di qué supuestos haces (plazo de pago a proveedores, cuotas de préstamo) y en qué mes el saldo baja de [PON TU MÍNIMO], si baja. Si un supuesto es tuyo y no sale de mis datos, márcalo con (SUPUESTO). Haz los cálculos ejecutando código.

Lo que pasó en la prueba: pedirle que marcara sus supuestos fue lo que nos salvó. Gracias a esa etiqueta vimos que había aplicado un impuesto del 21 % a unas conservas que en el ejemplo tributaban al 10 %, y que citaba una hoja del Excel que no existía. Por eso la receta de arriba ya te pide que pongas tú el porcentaje.

Compruébalo: lee solo las líneas con (SUPUESTO). Si una no se parece a tu empresa, corrígesela y pídele que rehaga la tabla.

Receta 5. Fórmulas de Excel pedidas en castellano

Para qué sirve: dejar de buscar en foros cómo se escribe esa fórmula que usas dos veces al año.

Uso Excel en español. En la hoja «Ventas» tengo: A fecha, B cliente, C provincia, D canal, E producto, F unidades, G precio, H importe. Los datos van de la fila 2 a la 228.
Escríbeme, listas para pegar y con punto y coma como separador:
1. La fórmula que suma el importe del cliente que escribo en K2.
2. La que suma ese cliente solo en el mes que pongo en K3 (del 1 al 12).
3. La que me dice qué producto ha vendido más en todo el año.
4. Una que ponga «REVISAR» en la columna I si el importe no es igual a unidades por precio.
Explica cada una en una frase, como si yo no supiera nada de fórmulas.

Si tu Excel usa el punto para los decimales, como en México, pídele la coma como separador en vez del punto y coma.

Lo que pasó en la prueba: metimos las cuatro fórmulas en una hoja de cálculo real. Tres, perfectas. La tercera dio el producto correcto… por casualidad: buscaba la posición en la lista de productos sin repetir, pero luego la leía en la columna completa. En nuestro Excel coincidía; en el tuyo, probablemente no. La buena es esta:

=INDICE(UNICOS(E2:E228);COINCIDIR(MAX(SUMAR.SI.CONJUNTO(H2:H228;E2:E228;UNICOS(E2:E228)));SUMAR.SI.CONJUNTO(H2:H228;E2:E228;UNICOS(E2:E228));0))

Necesita Excel 2021 o Microsoft 365, que son los que tienen la función UNICOS.

Compruébalo: prueba cada fórmula con un caso cuyo resultado ya conozcas. Que una fórmula dé un número no quiere decir que dé el número bueno.

Receta 6. Limpiar un Excel sucio y cuadrar el banco

Para qué sirve: saber qué facturas están cobradas, cuáles no y qué movimientos del banco no cuadran, sin repasar línea a línea.

Te adjunto dos tablas: las facturas que he emitido (está sucia: nombres escritos de varias formas, fechas en formatos distintos, importes como texto, alguna fila repetida o vacía) y el extracto de mi banco del mismo periodo.
Paso 1. Limpia la tabla de facturas: un nombre único por cliente, fechas en DD/MM/AAAA, importes como número. Dime qué filas has quitado y por qué.
Paso 2. Cruza cada factura con los cobros del banco. Dame tres listas: cobradas, pendientes de cobro (con el total pendiente) y cosas raras (cobros que no cuadran con ninguna factura, importes distintos, cobros repetidos).
No des nada por cobrado si no lo ves en el banco. Si dudas de un cruce, ponlo en «cosas raras». Haz la limpieza, las sumas y los cruces ejecutando código.

Lo que pasó en la prueba: encontró la fila repetida, la fila vacía, un cobro que el banco había apuntado dos veces y un ingreso sin factura. Sin código, sumó mal el total pendiente. Con código, lo sumó bien. Y le pusimos una trampa: un cliente pagó una factura con un 2 % de descuento. La IA llegó a calcular la diferencia exacta, un 2,00 %… y aun así concluyó que no era un descuento. El dato lo encuentra la máquina; la decisión es tuya.

La repregunta que lo destapa:

«Mira las cosas raras: ¿alguno de esos cobros podría ser el pago de una factura pendiente del mismo cliente con un descuento o una comisión? Calcula la diferencia en dinero y en %.»

Compruébalo: copia a tu Excel la lista de pendientes que te da, súmala con =SUMA() y compara con su total. Y cuenta las filas: facturas cobradas más pendientes tienen que dar el número de facturas que tenías.

Receta 7. Proyecto, GPT o Gem: los asistentes de ChatGPT, Gemini y Claude, explicados

Cada marca le pone un nombre distinto a cosas parecidas, y eso bloquea a mucha gente. Esta es la equivalencia, según la ayuda oficial de cada una:

Lo que quieres	ChatGPT	Gemini	Claude
Una carpeta donde la IA recuerda tus archivos y conversaciones de un tema (por ejemplo, «Cierre mensual»)	Proyecto	Cuaderno	Proyecto (hasta 5 en la versión gratuita)
Un asistente que hace siempre la misma tarea con las mismas instrucciones (por ejemplo, «revisor de facturas»)	GPT	Gem	Proyecto con instrucciones

La regla práctica: si vas a trabajar un tema durante semanas, crea un proyecto y sube ahí tus Excel. Si vas a repetir la misma receta cada mes, conviértela en un asistente: pega la receta como instrucciones y ya no tendrás que volver a escribirla.

¿ChatGPT, Claude o Gemini para finanzas?

Es otra de las cosas que más se busca. La respuesta honesta: nosotros solo hemos probado a fondo Gemini, y lo que hemos visto no depende de la marca. Cualquiera de las tres suma mal si calcula de cabeza sobre una tabla larga, y cualquiera puede inventar un dato para redondear un resumen. Usa la que ya tengas y aplica las mismas dos reglas: pídele código y comprueba una cifra.

Si quieres entender por qué se inventan las cosas y cómo evitarlo en cualquier tarea, lo explicamos en ChatGPT se equivoca mucho: cómo hacer que no se invente las cosas.

Para el jefe: lo que dice la ley (Unión Europea)

Si tu empresa está en la Unión Europea, el Reglamento de Inteligencia Artificial le pide que se ocupe de que su personal sepa usar la IA con la que trabaja. Es su artículo 4, que se aplica desde el 2 de febrero de 2025. En julio de 2026 la Unión suavizó esa obligación: según la Comisión Europea, el requisito se simplifica y la Comisión y los Estados miembros asumen más papel en la formación.

Lo que no ha cambiado es la protección de datos: si le pasas a una IA datos de personas (clientes, trabajadores), siguen valiendo las normas de siempre. Por eso la receta 0 va primero. Y si tu empresa prohíbe usar la IA, lo razonable no es usarla a escondidas, sino llevarle esta guía a quien decide.

Lo que no funciona (y nos ha costado saberlo)

• Fiarse de una tabla porque está bien presentada. Las tablas falsas de nuestra prueba estaban igual de bien maquetadas que las buenas.
• Pedir el análisis y el resumen a la vez sin revisar. Las cifras pueden estar bien y el relato, inventado.
• Dar por bueno el primer archivo. El panel salió en blanco la primera vez; al segundo intento, perfecto.
• Dejar que la IA elija los supuestos. Si no le das tu tipo de impuesto o tu plazo de cobro, pondrá uno que suene razonable.

Si llevas una asesoría o trabajas con clientes, tienes más recetas en 10 prompts para contadores y asesores fiscales. Y cuando quieras que las facturas lleguen solas a tu Excel, sin copiar y pegar, empieza por cómo automatizar tareas con IA en tu negocio.

Por dónde empezar esta tarde

1. Apaga el interruptor de entrenamiento de la IA que uses (receta 0).
2. Pide arriba el PDF y el Excel de práctica, y haz la receta 1 con ese Excel, no con el tuyo.
3. Comprueba una cifra a mano. Cuando veas que cuadra, pasa a tu Excel, ya sin datos personales.