Prompt para crear el cuadro de mando de tu negocio con IA: 8 ejemplos para copiar

Llegas a fin de mes, miras el banco y no sabes si el negocio ha ganado dinero o solo ha movido dinero. Las facturas están en un cajón, las ventas en la caja registradora y los clientes en tu cabeza.

Y eso cuesta caro: sin números a la vista, las decisiones se toman a ojo. Subes precios sin saber tu margen, contratas sin saber si las horas se cobran o descubres tarde que se van más clientes de los que entran.

Un cuadro de mando es una hoja con cinco a siete números que te dicen cada semana si vas bien, regular o mal, con un semáforo. No hace falta saber de fórmulas: este prompt se las pide a la IA y te devuelve la hoja lista para pegar en Excel o Google Sheets.

Lo hemos probado con ocho negocios distintos en Gemini y hemos corregido el prompt cada vez que algo fallaba. Abajo tienes la versión final y un ejemplo de cada negocio, con sus metas y la fuente de cada una.

Qué debe tener un cuadro de mando

• Pocos indicadores: entre cinco y siete por área. Con veinte no miras ninguno.
• Una meta y un semáforo para cada uno: un número suelto no dice nada; comparado con una meta, sí.
• Una rutina corta: diez minutos a la semana. Un cuadro que no se actualiza se olvida.

El prompt para crear el cuadro de mando de tu negocio

Cópialo tal cual y rellena lo que va entre << >>:

Actúa como un director financiero y analista de negocio con experiencia en pequeños negocios. Quiero un cuadro de mando de indicadores que pueda montar hoy mismo en Excel o Google Sheets, sin saber de fórmulas.

Mi negocio: <<TIPO DE NEGOCIO, CIUDAD Y NÚMERO DE PERSONAS>>
Qué vendo y cómo cobro: <<POR EJEMPLO: CUOTAS MENSUALES, MENÚS, REPARACIONES, COMISIONES>>
Área que quiero controlar: <<VENTAS / DINERO Y GASTOS / CLIENTES / MARKETING / EQUIPO / INVENTARIO / TODO>>
Datos que ya tengo: <<POR EJEMPLO: EXTRACTO DEL BANCO, FACTURAS, INFORME DE LA CAJA, NADA>>
Objetivo de los próximos 3 meses: <<POR EJEMPLO: VENDER MÁS, GASTAR MENOS, PERDER MENOS CLIENTES>>

Antes de empezar, hazme como máximo 5 preguntas si te falta algo esencial. Si no te falta nada, sigue directamente.

Entrégame esto, en este orden:

1. Los 5 a 7 indicadores más importantes para MI caso. Ni uno más. En una tabla con estas columnas: Indicador | Para qué sirve (una frase sencilla) | Cómo se calcula, con un ejemplo con números | De dónde saco el dato | Cada cuánto lo miro | Meta razonable | Semáforo (con cifras: verde, ámbar y rojo).

2. Una tabla de datos lista para pegar en Excel o Google Sheets: una fila por indicador, una columna por mes (deja vacías las celdas de los meses: las rellenaré yo con mis datos), y columnas de Resultado, Meta y Estado. La columna Estado lleva una fórmula que escribe la palabra VERDE, ÁMBAR o ROJO (no uses formato condicional ni colores). Usa coma como separador decimal, como en un Excel en español. Escríbela con las celdas separadas por tabuladores para que se pegue bien.

3. Las fórmulas exactas para que el Estado salga solo en verde, ámbar o rojo, para Excel y para Google Sheets. Los cortes de verde, ámbar y rojo deben ser exactamente los mismos que pusiste en la tabla del punto 1. Dentro de las fórmulas no pongas cifras fijas: usa solo las celdas de Meta y de Resultado, para que si cambio una meta el semáforo se actualice solo. Dime en qué celda va cada fórmula y si en español hay que usar punto y coma.

4. Qué gráfico usar para cada indicador y por qué (línea, barras, un solo número grande...).

5. Cómo leer el cuadro: qué hacer si un indicador está en rojo, y los 3 errores más comunes que cometen los negocios como el mío al interpretar estos números.

6. Una rutina de 10 minutos a la semana para mantenerlo al día.

Reglas: usa lenguaje sencillo y explica cada sigla la primera vez. No inventes mis cifras: si pones números de ejemplo, márcalos como EJEMPLO. Si no conoces una cifra de referencia del sector, dilo en vez de suponerla. Prefiere pocos indicadores bien elegidos a muchos.

Cómo usarlo en cuatro pasos

1. Rellena las cinco líneas con los datos de tu negocio. Si no tienes un dato, escribe «nada»: la IA te dirá de dónde sacarlo.
2. Pega el prompt en ChatGPT, Claude o Gemini. Si te hace preguntas, contéstalas.
3. Copia la tabla del punto 2 y pégala en la celda A1 de Excel o Google Sheets. Se reparte sola en filas y columnas.
4. Antes de fiarte, rellena tres meses de prueba con cifras inventadas y comprueba que el semáforo cambia de color cuando toca. Si no cambia, pídele a la IA que revise la fórmula.

Ocho ejemplos de negocios

Estas son las ocho búsquedas más frecuentes que encontramos en Google en español. Los números de «Resultado» son cifras de ejemplo inventadas para enseñar el cálculo, no datos reales. Las metas llevan fuente o dicen «tu histórico»; los cortes de ámbar y rojo que no vienen de ninguna fuente son propuesta nuestra y están marcados.

1. Restaurante
2. Almacén de distribución
3. Tienda de ropa
4. Gimnasio
5. Taller mecánico
6. Cafetería
7. Hotel pequeño
8. Inmobiliaria

Cuadro de mando para un restaurante

Para un restaurante de menú del día y carta. Lo que más pesa aquí es cuánto de cada 100 vendidos se va en comida y en personal.

Ojo con las metas: Las metas de coste de comida, personal y margen son de Skello para hostelería tradicional; otras guías dan rangos algo distintos. El ticket medio de un menú del día no se compara con el de una carta: usa tu propio histórico. Fuente principal: Skello.

Cuadro de mando para un almacén de distribución

Para un almacén pequeño que reparte a otros negocios. Lo que importa es cumplir lo prometido y no tener dinero parado en estanterías.

Ojo con las metas: Solo hay cifra de referencia para los pedidos a tiempo y completos (95-98% en ventas entre empresas, según Cleverence). Para el resto, no hay un valor universal: depende del producto. Compárate con tu año anterior. Fuente principal: Cleverence.

Cuadro de mando para una tienda de ropa

Para una tienda de ropa de temporada. Lo clave es cuánto de lo comprado se ha vendido antes de que lleguen las rebajas.

Ojo con las metas: La referencia del 70% de venta de temporada es de FashionUnited. Las 1,69 prendas por ticket vienen de ShippyPro, que no aclara el año. De la tasa de conversión no hay cifra fiable para moda: usa tu histórico. Fuente principal: FashionUnited.

Cuadro de mando para un gimnasio

Para un gimnasio de barrio con cuotas mensuales. El número que más duele es cuántos socios se van cada mes.

Ojo con las metas: Las referencias de bajas (menos del 5% al mes) y de ocupación de clases (70%) vienen de proveedores de programas para gimnasios, no de un estudio oficial. Contrástalas con tus propios meses. Fuente principal: Rework.

Cuadro de mando para un taller mecánico

Para un taller independiente. Lo importante es que las horas de los mecánicos se cobren, no solo se trabajen.

Ojo con las metas: Es el sector con menos datos de referencia fiables. Las fórmulas de productividad y eficiencia son estándar; las metas, usa tu histórico. La referencia de 5-7 días por reparación es de CESVIMAP y se refiere a carrocería, no a mecánica rápida. Fuente principal: Beancount.

Cuadro de mando para una cafetería

Para una cafetería pequeña de desayunos y bollería. Aquí lo útil es saber en qué franjas del día ganas dinero y en cuáles solo gastas.

Ojo con las metas: Las fuentes son poco fiables y se contradicen (margen neto entre 2,5% y 25% según la guía). Úsalas solo como orientación y fíjate sobre todo en tu propia evolución. Fuente principal: Finmodels Lab.

Cuadro de mando para un hotel pequeño

Para un hotel de unas 30 habitaciones. Aquí se mira cuántas camas se llenan y a qué precio.

Ojo con las metas: La referencia de ocupación es de España: el INE midió el 67,0% de las plazas en septiembre de 2026 y el 72,6% en fin de semana. El INE también publica el precio medio por habitación ocupada y el ingreso por habitación disponible; compara tu hotel con tu zona y tu mes, y revisa si tu cifra es por plazas o por habitaciones. Fuente principal: INE, septiembre de 2026.

Cuadro de mando para una inmobiliaria

Para una inmobiliaria pequeña. Lo que cuenta es cuánto tardas en vender lo que captas y cuántas visitas necesitas por cada venta.

Ojo con las metas: Según el informe de Tecnocasa y la UPF que recoge Xataka, la venta de una vivienda en España tardó 73 días de media en 2024 (94 en 2020), con diferencias entre ciudades. Para el resto no encontramos cifras fiables: usa tu histórico. Fuente principal: Xataka, con datos de Tecnocasa y UPF.

Si solo quieres controlar una parte

Cambia la línea «Área que quiero controlar» y añade al prompt la frase que corresponda:

• Ventas: «Añade el embudo (contactos, presupuestos, ventas), la tasa de conversión, el ticket medio y las ventas por producto y por cliente.»
• Dinero y gastos: «Añade el margen bruto, el resultado operativo, los gastos fijos frente a los variables, el dinero disponible y cuántos meses aguanto sin ingresos.»
• Clientes: «Añade los clientes nuevos, los que se van, la repetición de compra, el coste de conseguir un cliente y la valoración media.»
• Marketing: «Añade las visitas, los contactos conseguidos, el coste por contacto, qué canal trae más clientes y el retorno por cada unidad de dinero invertida.»
• Equipo: «Añade el absentismo, la rotación de personal, las horas extra, el coste por persona y las ventas o servicios por empleado.»
• Inventario: «Añade la rotación del stock, las roturas de stock, el producto parado, el coste de almacenar y los pedidos entregados a tiempo.»

Qué falló en nuestras pruebas, para que no te pase

Una advertencia honesta: la IA ayuda a montar el cuadro, pero no lo garantiza. Esto es lo que vimos al probarlo con ocho negocios, y por eso el prompt lleva esas frases:

• Inventaba cifras de los meses sin avisar. Por eso pedimos dejar vacías esas celdas.
• Metía números fijos dentro de las fórmulas, de modo que al cambiar una meta el semáforo no se enteraba. Con la frase del prompt mejora, pero en alguna prueba todavía se le coló una cifra fija: por eso existe el paso 4.
• Algunas respuestas usaban colores en vez de la palabra VERDE, ÁMBAR o ROJO, y otras mezclaban el punto y la coma decimal, lo que en un Excel en español se rompe.
• Las metas son suyas, no oficiales. Contrástalas con tu histórico o con tu asesor antes de tomarlas como objetivo.

Si algún número importante te parece raro, comprueba tú mismo la fuente. En este artículo tienes seis prompts para que la IA no se invente nada.

Más prompts listos para copiar

Si quieres los prompts de tu oficio (abogados, docentes, ventas, inmobiliarias, pymes…), están todos en el Manual de Prompts IA, en PDF y gratis.

Cada semana publicamos una serie nueva en la sección Prompts.